É certo que lidamos com muita informação no dia-a-dia. São tantos e-mails, reuniões, documentos, sem contar as famosas “interferências externas” que surgem a   todo o momento. Não é fácil manter a organização, mas as dicas a seguir podem te ajudar. Confira!

1  – Aplique a regra dos 2 minutos

Toda atividade que leva menos de 2 minutos para executar, FAÇA IMEDIATAMENTE! Tudo aquilo que você pode fazer agora, mas acaba adiando se torna um fardo. Recebeu um e-mail importante e precisar responder o quanto antes? Faça! Precisa tratar de um assunto rápido? Faça! Inclusive, se começou a ler este post e achou interessante? Termine! Te  aconselho,  pois leva menos de 2 minutos (eu testei, é sério rs).

2  – Crie uma lista de tarefas

Para as tarefas que não possam ser resolvidas em 2 minutos, faça uma lista! O ideal é iniciar seu dia tendo clareza das tarefas a serem executadas. Priorize os itens e comece pelo mais importante. Anote tudo que precisar, por mais simples que seja. Lembre-se sempre de conferir e não deixar nada para trás. Qual a melhor ferramenta? Segue a próxima dica…

3  – Utilize ferramentas de apoio

A melhor ferramenta é aquela que funciona melhor para você! Não existe receita pronta. Atualmente, alterno  entre post-its físicos de forma que as tarefas ficam bem visíveis, e uma agenda online, afinal, nada melhor que visualizar os compromissos e reuniões do dia, seja no computador ou Smartphone, e ainda usufruir das notificações que te despertam para a próxima reunião. Por utilizar o Gmail, preferi simplificar o uso através das próprias ferramentas da Google. Utilizo, portanto o Calendar e o Tasks, sendo o primeiro para a agenda e o último para a lista de tarefas.

4  – Mantenha sua caixa de entrada limpa

O acúmulo de e-mails  na caixa de entrada tomam sua atenção e levam seu tempo embora. Se sua caixa de entrada está cheia de e-mails, você tem uma pilha de tarefas a serem feitas, nem que seja apagá-los! E-mail a ser respondido? Responda! E-mail importante para ser guardado? Arquive-o! E-mail não relevante? Exclua-o sem medo! Isso facilita encontrá-los, mantém sua caixa de entrada limpa e livre de distrações.

5  – Mantenha sua área de trabalho limpa

Se nossa caixa de entrada do e-mail deve estar sempre limpa, nossa área de trabalho não deve ser diferente, concorda? Os aplicativos são facilmente acessíveis por outros meios e os arquivos devem estar bem guardados. Na área de trabalho deixe  somente aquilo que você está mexendo naquele momento e precisa de muita agilidade. Do contrário, mantenha-a sempre limpa! Isso também ajudará você a se livrar das distrações.

6  – Organize seus arquivos

Quem nunca precisou procurar um documento importante? Crie uma estrutura de pastas que faça sentido, com nomes fáceis de serem entendidos e se possível, utilize armazenamento em nuvem.

Obs.: caso não esteja utilizando armazenamento em nuvem, reúna todas as pastas em um diretório  raiz, facilita muito o backup!

7  – Desligue!

Tão importante quanto ser produtivo é ter um tempo para você. Portanto, com todas as tarefas listadas, caixa de entrada e área de trabalho limpa, é hora de se desligar.

E você? Quais as dicas tornam seu dia mais produtivo? Compartilhe!

Texto escrito pela nossa colaboradora Rafaella Paiva.